Wenn der Betrieb am Chef hängt – warum Vertretungsregeln Existenzen retten können
In vielen kleinen Betrieben hängt fast alles am Chef oder an einer einzigen Schlüsselperson. Solange alle gesund sind und mitziehen, funktioniert das meistens – irgendwie. Aber was passiert, wenn du oder eine zentrale Person plötzlich ausfällt?
Moin, ich bin Markus – und ich kenne das aus eigener Erfahrung
Ich war selbst viele Jahre Unternehmer und habe erlebt, wie sehr ein Betrieb an einzelnen Menschen hängen kann. Termine, Kundenkontakte, Angebote, Abläufe – vieles steckt nur im Kopf.
Solange du jeden Tag im Laden oder auf der Baustelle bist, fällt das kaum auf. Aber: Wenn du von heute auf morgen ausfällst, zeigt sich, wie stabil dein Betrieb wirklich ist.
Wenn auf einmal keiner mehr durchblickt
Ich kenne zum Beispiel einen Handwerksbetrieb, bei dem der Inhaber völlig überraschend im Krankenhaus gelandet ist. Drei Wochen Ausfall – und im Betrieb wusste niemand so recht:
- Welche Aufträge als Nächstes dran sind,
- welche Zusagen den Kunden gemacht wurden,
- wo wichtige Unterlagen liegen,
- oder wie bestimmte Abläufe gedacht waren.
Die Folge: Stress, Chaos, genervte Kunden – und ein Team, das sich alleingelassen fühlt, obwohl eigentlich alle ihr Bestes geben wollen.
Wenn alles an einer Person hängt
Ob Chef, Meisterin oder Bürofee: In vielen Betrieben gibt es „den einen" Menschen, ohne den gefühlt nichts läuft. Vielleicht erkennst du dich oder jemanden aus deinem Betrieb wieder:
- Nur eine Person kennt alle Passwörter und Zugänge,
- nur eine Person weiß, wie die Angebote kalkuliert werden,
- nur eine Person hält den Überblick über Fristen, Termine und Projekte.
Solange diese Person da ist, ist alles in Ordnung. Fällt sie aus, zeigt sich: Das war kein System – das war Glück.
Vertretungsregeln – klingt trocken, bringt aber Ruhe
„Vertretungsregeln" klingt nach Bürokratie und Konzern. In Wahrheit geht es um etwas sehr Praktisches: Darum, dass dein Betrieb handlungsfähig bleibt, auch wenn jemand ausfällt.
Und es geht auch um dich: Du kannst mal krank sein, dir eine Auszeit nehmen oder einfach einen Tag aus dem Alltag raus – ohne dass gleich alles zusammenbricht.
Was passiert, wenn du dich nicht darum kümmerst?
Viele merken erst im Ernstfall, wie abhängig sie von einzelnen Personen sind. Dann ist es oft zu spät, um in Ruhe zu reagieren:
- Wichtige Infos fehlen oder sind nur im Kopf einer Person,
- Kunden bekommen den Eindruck, dass der Laden „unprofessionell" läuft,
- das Team steht unter Druck und fängt an, im Notmodus zu improvisieren.
Das kostet Nerven, Zeit, Geld – und im schlimmsten Fall Kunden, die sich woanders umschauen.
Vertretungsregeln sind Chefsache – aber nicht nur
Am Ende bist du als Inhaber oder Führungskraft dafür verantwortlich, dass der Betrieb stabil läuft. Aber: Du musst das nicht alleine machen. Gerade dein Team weiß oft sehr genau, wo es hakt und was im Alltag wirklich gebraucht wird.
Wichtig ist, überhaupt anzufangen – Schritt für Schritt, passend zu deinem Betrieb und nicht nach irgendeinem Muster aus einem Konzernhandbuch.
Fazit
Wenn dein Betrieb an einer Person hängt, ist das ein Risiko – egal, wie gut ihr zusammenarbeitet oder wie gesund ihr seid. Vertretungsregeln machen deinen Betrieb stabiler und verschaffen dir und deinem Team Luft.
Es geht nicht darum, alles doppelt abzusichern. Es geht darum, dass im Notfall klar ist, wer was macht – und dass dein Betrieb weiterläuft.
Wenn das dein Interesse geweckt hat, dann vereinbare jetzt einen Termin: